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Büro, Abrechnung & Personal

Alles am Schreibtisch: Cockpit, Scan-Eingang, Angebote, Rechnungen, Sammelrechnung, Mahnwesen, Kassenbuch, Exporte, Stammdaten (Kunden, Fahrzeuge, Leistungen), Statistik sowie Mitarbeiter, Arbeitszeit und Anwesenheit.

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Leseordnung

LiveCockpit / StartseiteFunktionDie Startseite des Büro-Panels ist das Tagesboard „Heute": ein Status-Board mit fünf Spalten, ein Vorschlag „Jetzt dran", die heute erwarteten Annahmen und eine Ticket-Leiste. Das frei zusammenstellbare Widget-Dashboard heißt „Cockpit" und liegt daneben als eigene Seite.
LiveKundenFunktionDer Kundenstamm: Kontakt, alle Fahrzeuge und die ganze Auftragshistorie eines Kunden auf einer Seite. Die Liste lässt sich durchsuchen, nach Treuestufe gruppieren und in vier Ansichten darstellen; Segmentschalter zeigen Gold- und Silberkunden, seit über sechs Monaten Inaktive und alle mit fälligem Pickerl.
LiveFahrzeugeFunktionDer Fuhrpark aller im Haus bekannten Autos, unabhängig vom Halter — damit ein Fahrzeug über mehrere Besitzer hinweg nachvollziehbar bleibt. Die Liste zeigt Gesamtzahl, verknüpfte und halterlose Fahrzeuge und markiert, bei welchen das Pickerl bald fällig wird.
LiveAngeboteFunktionDer Kostenvoranschlag für einen Auftrag — im Auftrag erstellt, per Mail oder Freigabe-Link an den Kunden geschickt und bei Zusage in eine Rechnung überführt. Das Büro erstellt ihn, der Kunde sagt zu, die Liste „Angebote" zeigt alle offenen Fälle.
LiveRechnungenFunktionDie Liste aller Ausgangsrechnungen mit ihrem Zahlungsstand — erstellen, senden, als bezahlt markieren, stornieren. Für Büro und Chef, sobald ein Auftrag fertig kontrolliert ist. Der amtliche Kassenbeleg kommt weiterhin aus der externen Registrierkasse CompOS.
LiveSammelrechnungFunktionFasst mehrere offene Angebote desselben Kunden zu einer einzigen Rechnung zusammen — gedacht für Firmenkunden mit mehreren Fahrzeugen. Das Büro startet sie als Schnellaktion aus der Angebots- oder Rechnungsliste und bestätigt dabei jedes Angebot einzeln.
LiveMahnwesenFunktionErinnert an offene Rechnungen und verschickt Mahnungen in drei Stufen. Das Haus sammelt nachts die fälligen Fälle als Vorschlagsliste, verschickt aber nie von selbst — das Büro bestätigt jeden Versand.
LiveAktivitäten / WiedervorlagenFunktionWiedervorlagen, die an einem Auftrag, einem Kunden oder einem Fahrzeug hängen: ein Betreff, ein Fälligkeitstag, ein Zuständiger. Die Liste sortiert sich selbst in überfällig, heute fällig und geplant und lässt sich auf „nur meine" oder alle umschalten. Das ist etwas anderes als das Protokoll, das nur zeigt, was schon passiert ist.
LiveAnwesenheit / SchichtenFunktionDas Tages-Plakat fürs Ein- und Ausstempeln. Die Seite zeigt einen QR-Code für den heutigen Tag samt ausgeschriebenem Ersatzcode; die Mechaniker scannen ihn mit ihrem Tablet. Der Code wechselt jede Nacht, ein Foto von gestern nützt also nichts.
LiveArbeitszeitFunktionDie Arbeitszeit-Auswertung für einen frei gewählten Zeitraum: produktive Zeit je Mechaniker und je Hebebühne, Weiterverrechnung, Überstunden sowie die Aufteilung der verrechneten Positionen in Arbeit und Teile. Gespeist wird sie aus den Stempelzeiten und aus der Zeit, die am Auftrag gebucht wurde.
LiveCompOS-ExportFunktionÜbergibt Angebote und Aufträge eines Zeitraums an das alte Werkstattprogramm COMPOS — als eine einzige Datei im vereinbarten Format, ohne Fotos und ohne PDF. Vor jedem Herunterladen prüft das System die Datei gegen das Format; ein erneuter Einlesevorgang erzeugt keine Dubletten.
LiveDokumentlayout, PDF & DruckFunktionWie ein Angebot oder eine Rechnung aussieht, entscheidet ein einziger Renderer mit zwei Vorlagen — „classic" ist der Nachbau des offiziellen BOZO-Formulars und die Voreinstellung, „premium" das Redesign. Derselbe Renderer bedient Druckseite, Angebotsmail und Rechnungsmail; ein Ausdruck entsteht, indem die Datei an den Netzwerkdrucker gemailt wird.
LiveEigene Aufgaben (ohne Auftrag)FunktionEin persönliches Tages-To-do wie „Frau Bozic anrufen" oder „Bremsflüssigkeit kaufen" — ohne Auftrag, ohne Fahrzeug, ohne Bühne. Es hängt in derselben Ticket-Leiste des Tagesboards wie die Auftrags-Tickets und gehört immer dem angemeldeten Benutzer.
LiveEinstellungenFunktionDie zentrale Konfiguration der Werkstatt-Software, aufgeteilt in Reiter: Arbeitssätze, Firmendaten, Schließtage, Dokumente & Texte, SMS, Apps & Integrationen und Sprache. Inhaber und Admin sehen zusätzlich die Reiter Finanz-PIN und Buchhaltung.
LiveExport-Center (BMD/DEP/Compos/Protokoll)FunktionDie Datenausgabe des Hauses, verteilt auf vier Stellen: das Export-Center gibt Kunden, Fahrzeuge, Aufträge, Angebote und Rechnungen als Tabelle aus; die Rechnungsliste erzeugt den Buchungsstapel fürs Steuerbüro; das Kassenbuch die Kassendatenerfassung fürs Finanzamt; und das Audit-Protokoll die Ereignisliste des Systems.
LiveKassenbuchFunktionDas interne Kassenbuch zeigt die Tageseinnahmen eines Monats als Kalender — je Tag der Gesamtumsatz und die Aufteilung in Bar, Karte und Bank. Es ist bewusst NICHT die amtliche Registrierkasse; die Signatur der Belege erfolgt im externen, zertifizierten Kassensystem.
LiveLeistungen (Preisverwaltung)FunktionDer Leistungskatalog des Hauses. Je Leistung pflegt das Büro Bezeichnung, Kategorie, Preisspanne, Arbeitszeit und Materialanteil — und dazu die Arbeitsschritte, die der Mechaniker später am Tablet abarbeitet. Wird eine Leistung einem Auftrag hinzugefügt, entstehen daraus seine Aufgaben.
LiveMessung / TestwocheFunktionDie Erhebung für den Vorher-Nachher-Vergleich. Ein Stichtag trennt Einrichtung und Schulung von den Zahlen, die zählen; darunter stehen die Kennzahlen als Spanne mit Anzahl der Messwerte, dazu die Rohdaten als Tabelle. Erfasst wird durchgehend, der Stichtag entscheidet nur über die Auswertung.
UnklarMitarbeiterFunktionDie Mechaniker-Kartei der Werkstatt: wer arbeitet hier, welche Farbe und welche Stammbühne hat er, welches Tablet gehört ihm. Von hier aus wird der QR-Ausweis gedruckt, mit dem sich ein Tablet einmalig einem Mechaniker zuordnet, hier werden Abwesenheiten eingetragen und freigegeben, und hier liegt das druckbare Mitarbeiter-Profil mit Urlaubskonto, Produktivstunden und Umsatz.
TeilweiseProforma-/VorrechnungFunktionEin eigener Belegtyp im Rechnungsformat, der aber ausdrücklich KEIN Steuerbeleg ist: keine Kassensignatur, kein digitaler Beleg (DEP), die Rechnungsnummer wird nur vorgeschaut. Darf nie mit einer echten Rechnung verwechselt werden.
UnklarProtokoll / AktivitätenFunktionDer Protokoll-Scan: Das Büro fotografiert das ausgefüllte Werkstattauftrag-Blatt, eine Bild-KI liest die angekreuzten Positionen und erkennt den Auftrag, und schlägt für jede Position einen neuen Status vor. Übernommen wird erst, was das Büro geprüft und freigegeben hat.
LiveScan-Postfach (Annahme-Eingang)FunktionRechnungen, Lieferscheine und andere Belege, die per Mail an scan@ (und Aliase rechnung@/lieferschein@) ankommen, landen automatisch in einem Postfach im Büro; die KI liest sie aus und schlägt eine Zuordnung vor, das Büro bestätigt.
TeilweiseStatistikFunktionDie Auswertungsseite für den Chef: Umsatzziele für Tag, Woche und Monat gegen den Ist-Stand, Umsatz nach Kunde, Bühne und Sachbearbeiter, Mechaniker-Leistung, Bühnen-Auslastung, Terminlage und die Quote zwischen Arbeit und Teilen. Sie liegt hinter der Finanz-Schranke, weil sie Geldzahlen zeigt.
LiveVault (Inhaber-Tresor)FunktionDer Papierkorb des Systems und zugleich das Inhaber-Archiv: Wer einen Auftrag oder Beleg „löscht", verschiebt ihn in den Vault. Dort ist er für alle unsichtbar — auch für Mitarbeiter und für die KI —, gelöscht wird nichts. Nur der Inhaber öffnet den Vault, und nur mit dem Master-PIN.
LiveWarnungen (System-Hinweise)FunktionDie Warnkachel auf der Büro-Übersicht bündelt drei Dinge, die sonst untergehen: Fahrzeuge, deren Pickerl oder TÜV in den nächsten 30 Tagen fällig wird, abgerechnete Rechnungen, deren Zahlungsfrist überschritten ist, und Fahrzeuge, die seit über einem Tag abgeholt sind und bei denen noch niemand nachgefasst hat.
LiveWochenbericht / UmsatzzielFunktionEine druckfertige Wochenübersicht für den Chef: Umsatz gegen Wochenziel, angelegte und abgeschlossene Aufträge, neue Kunden und Fahrzeuge, Tagesübersicht, Bühnen-Auslastung, Werkstatt-Notizen und die Liste der Aufträge dieser Woche ohne Beleg. Sie wird geöffnet, nicht zugeschickt.