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Scan-Postfach (Annahme-Eingang)
FunktionLive✓ Geprüft am Sat Sep 05 2026 02:00:00 GMT+0200 (Mitteleuropäische Sommerzeit)Rechnungen, Lieferscheine und andere Belege, die per Mail an scan@ (und Aliase rechnung@/lieferschein@) ankommen, landen automatisch in einem Postfach im Büro; die KI liest sie aus und schlägt eine Zuordnung vor, das Büro bestätigt.
So arbeitest du damit
- Öffne im Büro-Panel unter „Tagesbetrieb" den Punkt „Scan-Eingang".
- Ziehe einen Beleg in das Feld oben, wähle „Datei wählen" oder fotografiere ihn mit der Kamera. Belege, die per Mail an das Scan-Postfach gehen, liegen schon von selbst in der Liste.
- Öffne eine Zeile mit dem Status „Offen" und prüfe, ob der erkannte Typ stimmt — Eingangsrechnung, Lieferschein, Retoure, Zulassungsschein oder Sonstiges. Änderst du den Typ, rechnet das System die Zuordnung neu.
- Kontrolliere Kopfdaten und Positionen gegen den Beleg und korrigiere, was falsch gelesen wurde.
- Kreuze den Pflicht-Doppelcheck „Ich habe die Daten mit dem Beleg abgeglichen" an — vorher bleibt der Knopf gesperrt.
- Drücke „Passt — übernehmen"; bei einem Zulassungsschein heißt der Knopf „An Annahme übergeben". Passt der Beleg nicht, drücke „Verwerfen" und schreibe kurz dazu, warum.
Danach: Eingangsrechnungen
Ein Beleg kommt auf zwei Wegen herein: hochgeladen im Büro oder per Mail an das Scan-Postfach, das ein eigener Lauf regelmäßig abholt (Scan-Postfach-Poller (Cron), Microsoft Graph (Mail + Kalender)). Eine Bild-KI bestimmt zuerst den Dokumenttyp und liest die Kopfdaten (Vision-OCR (Zulassungsschein, Belege)); scheitert das, landet der Beleg trotzdem in der Liste und wird von Hand ausgefüllt. Zu jedem Beleg sucht das System passende Kandidaten — Lieferant, Bestellung, Auftrag, Artikel — und legt sie als Vorschlag daneben; geschrieben wird erst nach dem Doppelcheck, nie von allein. Nach der Bestätigung entsteht daraus je nach Typ eine Eingangsrechnung (Eingangsrechnungen), ein Lieferschein (Lieferscheine), eine Retoure (Retouren), ein Anhang am Auftrag (Dokumente, Prüfungen & Fotos) oder ein Fahrzeug-Scan für die Annahme (Zulassungsschein-Scan + Fahrzeug-Zuordnung). Finanzbelege sieht nur, wer die Finanz-Berechtigung hat; für alle anderen bleiben sie mit einem Hinweis ausgeblendet (Wer sieht was (Rollen & Sichtbarkeit)). Erkennt das System beim Lieferschein einen deutlich abweichenden Einkaufspreis, warnt es, statt den Katalogpreis still zu überschreiben (Teile, Bestellungen & Lager).
- „KI-Lesung lieferte nichts" → die Felder von Hand ausfüllen; die Übernahme funktioniert auch ohne Vorschlag.
- Der Scan-Eingang lässt sich nicht öffnen → er ist dem Büro vorbehalten, weil eingehende Post regelmäßig Personendaten Dritter enthält; das Recht muss in der Benutzerverwaltung gesetzt sein.
- Eine Eingangsrechnung oder ein Lieferschein fehlt in der Liste → Finanzbelege sind nur mit Finanz-Berechtigung sichtbar, ein Hinweis über der Liste sagt es.
- „Passt — übernehmen" bleibt grau → der Pflicht-Doppelcheck ist noch nicht angekreuzt.
- Für die Ablage wird ein Auftrag verlangt → im Feld „Auftrag" nach Nummer, Kunde oder Kennzeichen suchen und einen auswählen.
Speist
Geregelt durch
- Vault-Sichtbarkeitsregel (Hausregel 2) Teilweise
- DSGVO / Datenschutz Teilweise
Enthält
Gelesen von
Genutzt von
- In welchem Takt fragt der Poller das Scan-Postfach ab? Die Beschreibung sagt „alle paar Minuten", ein fester Zeitplan war in den gelesenen Quellen nicht hinterlegt.
- Ist der Ordner „Verarbeitet" im Postfach tatsächlich angelegt und läuft die Ablage dorthin am laufenden System? Ein Beleg dafür wurde hier nicht gelesen.
- app/admin/scan-eingang/page.tsx
- app/api/admin/scan-inbox
- MEM:scan-postfach-live-und-mail-protokoll-2026-08-29.md
- .env.example
- app/api/cron/scan-mailbox/route.ts
- components/admin/ScanInboxClient.tsx
- messages/admin-fragments/finanzen.de.json
| envVars | SCAN_MAILBOX |
|---|---|
| menu | /admin/scan-eingang |
| rolle | büro |
Beleg: MEM:scan-postfach-live-und-mail-protokoll-2026-08-29.md — 'rechnung@/lieferschein@ sind Aliase auf scan@'
Tiefer fragen
Kontext aus dem KFZ-Bozo-Handbuch
Knoten: feat-scan-eingang (Funktion · Büro, Abrechnung & Personal · live · geprüft Sat Sep 05 2026 02:00:00 GMT+0200 (Mitteleuropäische Sommerzeit) @ 0f0406a1)
Kurz: Rechnungen, Lieferscheine und andere Belege, die per Mail an scan@ (und Aliase rechnung@/lieferschein@) ankommen, landen automatisch in einem Postfach im Büro; die KI liest sie aus und schlägt eine Zuordnung vor, das Büro bestätigt.
Lies zuerst (Lesebereich, nicht der ganze Baum):
app/admin/scan-eingang/page.tsx
app/api/admin/scan-inbox
MEM:scan-postfach-live-und-mail-protokoll-2026-08-29.md (Gedächtnisdatei außerhalb des Repos)
.env.example
app/api/cron/scan-mailbox/route.ts
components/admin/ScanInboxClient.tsx
messages/admin-fragments/finanzen.de.json
Hängt zusammen mit:
int-ms-graph (.env.example) · int-ocr-vision (lib/ocr/zulassungsschein-vision.ts) · data-belege (lib/db/schema.ts) · feat-eingangsrechnungen (app/admin/eingangsrechnungen/page.tsx) · feat-lieferscheine (app/admin/lieferscheine/page.tsx) · feat-zulassungsschein-scan-match (lib/vehicle-match.ts) · comp-vault (CLAUDE.md) · comp-dsgvo (docs/dsgvo-compliance.md)
Offene Fragen der Seite:
In welchem Takt fragt der Poller das Scan-Postfach ab? Die Beschreibung sagt „alle paar Minuten", ein fester Zeitplan war in den gelesenen Quellen nicht hinterlegt.
Ist der Ordner „Verarbeitet" im Postfach tatsächlich angelegt und läuft die Ablage dorthin am laufenden System? Ein Beleg dafür wurde hier nicht gelesen.
Hausregel 2: Vault-Daten sind für diese Session unsichtbar; Quellpfade auf Vault-Code sind keine Freigabe.
Frage: {{DEINE FRAGE}}
Antworte nur mit Belegen: nenne Datei und Zeile für jede Aussage.
Wenn die Quellen die Frage nicht beantworten, sag das und nenne, was du zusätzlich lesen müsstest.
Weicht die Seite vom Code ab, schlage den Seiten-Patch vor (wiki/seiten/buero-abrechnung/feat-scan-eingang.md).