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Mahnwesen

FunktionLive✓ Geprüft am Sat Sep 05 2026 02:00:00 GMT+0200 (Mitteleuropäische Sommerzeit)

Erinnert an offene Rechnungen und verschickt Mahnungen in drei Stufen. Das Haus sammelt nachts die fälligen Fälle als Vorschlagsliste, verschickt aber nie von selbst — das Büro bestätigt jeden Versand.

BüroChef
Bildschirmfoto: Mahnwesen (Desktop)
Desktop 1440 px · hell · Demo-Daten · 04.09.2026

So arbeitest du damit

  1. Menü „Finanzen" › Reiter „Rechnungen" öffnen und oben auf den Reiter „Überfällig" wechseln.
  2. „Mahnlauf prüfen" drücken, sobald der Hinweis „Mahnlauf: … fällig für nächste Stufe" erscheint.
  3. Die Vorschläge durchsehen — Rechnungsnummer, offener Betrag, Tage, Ziel-Stufe und Spesen stehen nebeneinander. Was nicht passt, mit „Überspringen" aus dem Lauf nehmen.
  4. „Mahnungen senden" drücken. Die Mahnstufe wird vermerkt und, wenn eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, eine Mail an den Kunden geschickt.
  5. Einzelfälle direkt in der Zeile erledigen: „1. Erinnerung senden", „2. Erinnerung senden", „Mahnung senden" oder „Mahn-Post (PDF)" für den Briefweg.
  6. „Mahnstopp setzen", wenn eine Ratenvereinbarung läuft — danach bleibt diese Rechnung von jedem Mahnlauf verschont. „Mahnstufe zurücksetzen" nimmt die Stufe nach einem klärenden Gespräch zurück.
  7. Danach: Der Rundgang „Weg eines Auftrags" endet hier; wie eine eingehende Zahlung verbucht wird, steht unter Rechnungen & Zahlungen.

Ein nächtlicher Lauf sammelt die fälligen Fälle und legt sie als Vorschlagsliste ab (Mahnvorschläge (Cron)) — er verschickt nichts und ändert keine Mahnstufe. Es gibt drei Stufen mit voreingestellten Fristen: erste Erinnerung sieben Tage nach Fälligkeit, zweite nach vierzehn, formale Mahnung nach einundzwanzig Tagen. Fristen, Spesen und Textvorlage sind je Stufe änderbar. Gemahnt wird nur, was gemahnt werden darf: keine bezahlte Rechnung, keine mit Mahnstopp und keine ohne Beleg. Ausgenommen ist auch, was durch Teilzahlungen bereits beglichen ist oder im Vault liegt (Vault-Sichtbarkeitsregel (Hausregel 2)). Gefordert wird immer der offene Rest, nicht der ursprüngliche Rechnungsbetrag — hat der Kunde die Hälfte überwiesen, steht auch nur die Hälfte im Brief. Verzugszinsen rechnet das Haus nicht aus; ausgewiesen werden allenfalls Mahnspesen der jeweiligen Stufe, die ab Werk bei null liegen. Eine Mahnung ist ausdrücklich keine Rechnung: sie vergibt keine Nummer und löst keine Buchung aus (Rechnungen bleibt der Beleg). Der Versand läuft über denselben Postausgang wie alle anderen Mails (Mail-Outbox-Worker (Cron)) und wird im Verlauf des Kunden festgehalten (Kunden- & Auftragskommunikation). Der Weg über WhatsApp nutzt denselben Wortlaut (WhatsApp).

  • Eine überfällige Rechnung taucht im Mahnlauf nicht auf → Meist liegt ein Mahnstopp darauf; die Zeile trägt dann das Kennzeichen „Mahnstopp". Über „Mahnstopp aufheben" wieder freigeben.
  • „Mahn-WA (kein Tel)" ist grau → Beim Kunden ist keine Telefonnummer hinterlegt. Nummer in der Kundenkartei ergänzen oder den Briefweg nehmen.
  • Der Kunde hat keine E-Mail-Adresse → Der Lauf meldet „keine E-Mail". „Mahn-Post (PDF)" drucken und per Post schicken.
  • Ein Kunde bekommt eine Mahnung, obwohl er gerade gezahlt hat → Zahlung und Versand sind nicht gegeneinander verriegelt. Vor einem Lauf die Zahlungseingänge buchen; im Nachhinein „Mahnstufe zurücksetzen" und den Kunden anrufen.
  • Der Vermerk sagt „gesendet", der Kunde hat nichts bekommen → Eine nur eingereihte Mail wird bereits als gesendet vermerkt. Im Postausgang nachsehen, ob sie wirklich hinausgegangen ist.

Nutzt

Speist

Schützt

Fachlich davor

Gespeist von

Genutzt von

Fachlich danach

NutztSpeistSchütztFachlich dav…Genutzt vonFachlich dan…Genutzt vonMahnwesenRechnungenKunden- & Auft…Rechnungen & Z…SammelrechnungWhatsAppRechnungs-Erin…n8n-Automatisi…
  • Die Mahnspesen stehen ab Werk in allen drei Stufen auf null Euro. Soll der Chef eigene Spesenbeträge festlegen?
  • Eine nur eingereihte Mahn-Mail wurde am 7. August 2026 bereits als „gesendet" vermerkt. Ist die Rückmeldung aus dem Postausgang inzwischen verdrahtet?
  • app/api/admin/dunning
  • MEM:botmeister-live-2026-08-07.md
  • lib/dunning-letter.ts
  • lib/db/invoices.ts
  • app/api/cron/dunning-proposals/route.ts
  • lib/db/index.ts
  • messages/admin-fragments/finanzen.de.json
menu/admin/rechnungen (Reiter „Überfällig")
rollebüro

Beleg: MEM:botmeister-live-2026-08-07.md — offen genannt 'Mahn-Mail-Race' als bekanntes Restproblem eines laufenden Features; api-Gruppe 'dunning' vorhanden; Ort belegt durch app/api/cron/dunning-proposals/route.ts:36 (Mahnlauf-Benachrichtigung verlinkt auf /admin/rechnungen)

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