Glossar

Bühne

Eine Hebebühne in der Werkstatt. Der Bühnenmodus zeigt, welches Fahrzeug auf welcher Bühne steht und wie lange schon, damit das Büro die Auslastung der Werkstatt im Blick behält und neue Aufträge einer freien Bühne zuweisen kann.

Pickerl / §57a

Umgangssprachlicher Name für die wiederkehrende Begutachtung nach §57a KFG (die Verkehrssicherheitsprüfung, sichtbar an der Plakette am Kennzeichen). In den Werkstatt-Checklisten tauchen eigene §57a-Pickerlwerte als Prüfpunkte auf, die der Mechaniker beim Fahrzeugcheck abarbeitet.

Vault

Der Tresor des Systems (Hausregel 2): Der Inhaber kann einen Auftrag oder Beleg „vaulten" — danach ist er für alle unsichtbar, auch für Mitarbeiter und für die KI, egal welche Rolle sie hat. Gelöscht wird dabei nichts, es ist nur eine Sichtsperre, die ausschließlich der Inhaber mit dem Master-PIN wieder aufhebt.

Sammelrechnung

Fasst mehrere offene Angebote oder Rechnungen desselben Kunden zu einer einzigen Rechnung zusammen. Im Büro-Bereich als Schnellaktion direkt aus den Listen „Angebote" und „Rechnungen" aufrufbar.

Mahnwesen

Erinnert automatisch an offene, unbezahlte Rechnungen und verschickt Mahnungen an säumige Kunden.

Zulassungsschein

Das amtliche Fahrzeugdokument. Bei der Annahme fotografiert das Büro den Zulassungsschein; eine Bild-KI liest Kennzeichen, Fahrgestellnummer (FIN) und Fahrzeugdaten aus und schlägt das passende Fahrzeug aus dem Bestand vor — bestätigt werden muss der Vorschlag trotzdem immer von einem Menschen. Der Zulassungsschein existiert in zwei Formen: als Papier (ein Dokument) oder als Kartenform (zwei Dokumente); beides wird nie serverseitig zwischengespeichert.

FIN

Die Fahrgestellnummer (Fahrzeug-Identifizierungsnummer) eines Autos, weltweit eindeutig. Beim Einscannen des Zulassungsscheins wird die FIN per Fuzzy-Abgleich mit dem Fahrzeugbestand verglichen, mit einem Bestätigungsschritt durch das Büro, bevor die Zuordnung gilt.

Kennzeichen-Mitnahme

Eine österreichische Besonderheit: Ein Kennzeichen bleibt beim Halter, nicht beim Auto, und wandert bei einem Fahrzeugwechsel mit auf das neue Auto. Im Bestand gibt es rund 945 solcher Kennzeichen-Mitnahme-Paare — dasselbe Kennzeichen an verschiedenen Fahrzeugen über die Zeit. Deshalb gilt die Hausregel „Kennzeichen ist kein Schlüssel": nie allein anhand des Kennzeichens ein Fahrzeug identifizieren.

Proforma

Eine Vorrechnung im Rechnungsformat, die ausdrücklich KEIN Steuerbeleg ist: keine Kassensignatur, kein digitaler Beleg, die Rechnungsnummer wird nur vorgeschaut. Darf nie mit einer echten Rechnung verwechselt werden.

Kassenbuch

Erfasst Bareinnahmen und -ausgaben im Büro. Bewusst NICHT die amtliche Registrierkasse — die übernimmt das externe, zertifizierte Gerät CompOS.

RKSV

Die Registrierkassensicherheitsverordnung: Bareinnahmen über 7.500 Euro im Jahr brauchen gesetzlich eine signierte, fälschungssichere Registrierkasse (§131b BAO). Diese Pflicht erfüllt bewusst nicht das CRM selbst, sondern die separate zertifizierte Kasse CompOS — das CRM druckt auf eigenen Belegen nur „kein Steuerbeleg". Der Cloud-Dienst fiskaly läuft parallel im Schattenbetrieb mit, ersetzt CompOS aber noch nicht.

§11 UStG

Der Paragraf des Umsatzsteuergesetzes, der die Pflichtangaben auf einer Rechnung regelt (u. a. fortlaufende Nummer, Steuernummer, Leistungsdatum). Das System druckt laut Beleg rund 90 % dieser Angaben automatisch korrekt; einzelne bekannte Lücken (z. B. Rechnungsnummern-Lücken bei abgebrochenen Aufträgen, Empfänger-UID-Pflicht ab 10.000 Euro brutto) sind als eigene Arbeitspakete erfasst, aber noch nicht vollständig geschlossen.

Bozo-Check

Saisonale Sicherheitschecks (Frühling, Winter, Urlaub, Ankaufstest), die als eigene buchbare Leistung auf der Website beworben werden.

Übergabe

Der Moment, in dem der Kunde sein Fahrzeug abholt. Er bekommt dabei einen Werkstattbericht per Mail (was wurde gemacht, welche Prüfpunkte, welche Fotos); im CRM bleibt für Kunde und Fahrzeug ein durchsuchbarer Verlauf aller früheren Aufträge erhalten, in dem auch die KI nachschlagen kann.

Kundenbericht

Die Weiterentwicklung des Werkstattberichts: Statt eines einzigen Gesamtberichts bekommt jede einzelne bezahlte Leistung ihren eigenen, für den Kunden verständlichen Abschnitt mit Fotos und Erklärung. Es gibt außerdem eine Login-freie Kurzfassung unter einem eigenen Kundenlink, die auch ohne JavaScript funktioniert und meist aus einer SMS geöffnet wird.

Einverständnis

Die Einverständniserklärung, die der Kunde bei der Fahrzeugannahme unterschreibt (u. a. für eine mögliche Probefahrt). Am Büro-PC läuft die Unterschrift ausschließlich über das Signotec-Pad, nie mehr mit der Maus; am Tablet per Finger. Im Kundenportal (ein eigener Link ohne Büro-PC) bleibt Maus/Touch die Ausnahme, weil das Pad dort technisch nicht erreichbar ist.

Pad

Kurzform für das Signotec-Unterschriftenpad am Büro-PC. Ein kleiner Windows-Dienst am Pad-Rechner verbindet CRM und Pad und fragt alle zwei Sekunden nach neuen Unterschriften. Ohne einen fehlenden Zugangsschlüssel in der Server-Einrichtung antwortete die Fernanforderung zeitweise mit einem Fehler (zu prüfen, ob inzwischen behoben).

Stempeluhr

Die frühere eigenständige Zeiterfassungs-Seite ist abgelöst: Ein- und Ausstempeln passiert heute direkt im Mechaniker-Tablet. Alte gedruckte QR-Ausweise leiten weiterhin automatisch auf das Tablet weiter.

Cron

Ein zeitgesteuerter Hintergrundjob, der ohne menschliches Zutun in festen Abständen läuft (z. B. alle drei Minuten, stündlich oder einmal täglich). Das System hat rund 17 solcher nächtlichen und stündlichen Cron-Jobs, unter anderem für den Scan-Postfach-Poller, den Mail-Outbox-Worker und den Vault-Sweep.

n8n

Ein separater Automatisierungsserver, der Hintergrundaufgaben erledigt: eine ältere Variante des KI-Chat-Assistenten, das Auslesen von Zulassungsscheinen, WhatsApp-Erinnerungen an Kunden und die Preisverfolgung im WhatsApp-Bot. Läuft entweder auf dem Windows-Rechner eines Entwicklers per Tunnel oder direkt auf dem Server — welche Variante aktuell aktiv ist, ist aus dem Repository allein nicht ersichtlich (zu prüfen).

OCR

Automatische Texterkennung auf Fotos, hier vor allem für Zulassungsscheine und andere Belege (Lieferscheine, Protokolle, Retouren): Eine Bild-KI liest sie aus, statt dass jemand von Hand abtippt. Es gibt zwei Wege — über den n8n-Server oder direkt über OpenAI Vision im Code. Ohne Verbindung wird die Erfassung einfach übersprungen und bleibt manuell.

Token-Link

Ein Ein-Zweck-Link mit einem Zugangs-Token in der Adresse, den der Kunde per Mail bekommt (Angebot freigeben, Termin verwalten, Bericht lesen). Kein Passwort nötig — der Link selbst ist der Schlüssel, und er läuft irgendwann ab. Die Seiten dahinter sind zusätzlich `noindex`/`nofollow`, damit Suchmaschinen sie nicht finden.

2FA

Zwei-Faktor-Absicherung für Büro-Login-Konten: zusätzlich zu Benutzername und Passwort ein zweiter Nachweis. Verwaltet zusammen mit den Benutzerkonten im Bereich „Benutzer".

Master-PIN

Der PIN, mit dem der Inhaber den Vault wieder aufschließt. Vergisst er ihn oder verschätzt sich fünfmal, gibt es keinen sofortigen Wiedereinstieg — stattdessen kommt ein Bestätigungslink per Mail, der erst nach einem Klick freischaltet.

Finanz-PIN

Eine zusätzliche PIN-Abfrage, die vor sensiblen Geldbereichen (Kassenbuch, Rechnungen, Mahnwesen, Export) verlangt werden kann, damit nicht jeder angemeldete Mitarbeiter Umsatzzahlen sieht. In der Praxis ist diese Schranke aktuell bewusst komplett ausgeschaltet — der Owner hat entschieden, sie erst zu nutzen, „bis alles funktioniert".

Scan-Eingang

Das elektronische Postfach für ankommende Belege: Rechnungen, Lieferscheine und andere Dokumente, die per Mail an `scan@` (und die Aliase `rechnung@`/`lieferschein@`) geschickt werden, landen automatisch hier. Die KI liest sie aus und schlägt eine Zuordnung vor, das Büro bestätigt.

Lieferschein

Beleg, den ein Teile-Lieferant mit der Ware mitschickt. Wird im System erfasst und abgelegt; das Öffnen der Lieferschein-Liste ist eine Inhaber-Funktion mit Master-PIN-Schutz.

Eingangsrechnung

Eine Rechnung, die ein Lieferant an die Werkstatt schickt (im Unterschied zur Ausgangsrechnung an den Kunden). Wird erfasst und den Bestellungen zugeordnet.

Teilevergleich

Vergleicht Ersatzteilpreise mehrerer Anbieter, damit das Büro das günstigste Teil bestellt. Ein Kauf im Teilevergleich ist ausdrücklich nur ein Bestellentwurf, nie ein automatischer Checkout.

Reifenhotel

Die Verwaltung eingelagerter Kundenreifen (Sommer-/Winterreifen): Standplatz und Zuordnung zum jeweiligen Fahrzeug.

Werkstattauftrag

Das Herzstück des Systems: ein laufender Auftrag mit seinen Arbeitsschritten, wer sie am Tablet erledigt, und einer Kontrolle im Büro, bevor er als fertig gilt. Durchläuft eine feste Statusmaschine mit vorgeschriebenen Übergängen.

Aufgabe

Ein einzelner Arbeitsschritt innerhalb eines Auftrags, den der Mechaniker am Werkstatt-Tablet zugewiesen bekommt, abhaken, mit Notizen versehen (auch diktiert) und für den er Arbeitszeit erfassen kann.

Kontrolle

Der Status, den ein Auftrag durchlaufen muss, bevor er als „fertig" und abrechenbar gilt — eine zweite, geprüfte Freigabe, in der Regel durch den Chef, nachdem der Mechaniker seine Arbeit abgeschlossen hat.

Probefahrt

Eine mögliche Testfahrt durch den Mechaniker, der der Kunde bereits bei der Fahrzeugannahme in einem eigenen Absatz der Einverständniserklärung zustimmt. Am Tablet kann der Mechaniker die Probefahrt als Aufgabe abhaken oder entfernen; im Ablauf der Statusmaschine ist sie ein eigener, optionaler Zustand vor „fertig".

Kundenfreigabe

Der Status eines Auftrags, in dem ein Kostenvoranschlag (Angebot) beim Kunden liegt und auf seine Freigabe wartet, meist über einen Token-Link im Kundenportal. Aus diesem Status kann inzwischen auch direkt fakturiert werden, ohne dass der Auftrag zwischendurch fälschlich als offen in Liste oder Tagesboard hängen bleibt.

Kundenportal

Sammelbegriff für alle Kunden-Zugänge ohne Login: Angebot ansehen und freigeben, Kundenbericht lesen, Termin verwalten, Bozo Plus und Bozo Checks buchen — jeweils über einen eigenen Ein-Zweck-Link.

Bot Meister

Interner Name für den KI-Assistenten im Büro-Panel: ein Chat, der Fragen zu Aufträgen beantwortet und einfache Aktionen ausführen kann (z. B. einen Termin verschieben). Er sieht wie jedes KI-Tool im Haus nie archivierte oder gevaultete Aufträge (Hausregel 2).

Chat-Dock

Eine schwebende Chat-Blase unten rechts, die im Büro-Panel und auf dem Mechaniker-Tablet gleich aussieht. Darin liegen Direktgespräche, der Live-Betrieb („wer steht wo") und der KI-Chat gebündelt in einem einzigen Knopf statt in vielen einzelnen Blasen.

DSGVO

Die europäische Datenschutz-Grundverordnung. Kunden dürfen ihre Daten einsehen, korrigieren lassen und (soweit gesetzlich möglich) löschen lassen. Das System kann pro Kunde einen vollständigen Datenexport erzeugen und personenbezogene Daten anonymisieren (Name, Telefon, E-Mail, Adresse werden überschrieben) — Aufträge und Rechnungen bleiben aber wegen der siebenjährigen Steuerpflicht bestehen. Ein automatisches Hard-Delete nach Fristablauf und ein eigenes Bedienfeld für DSGVO-Anfragen fehlen laut Beleg noch.

Aufbewahrungsfrist

Geschäftsunterlagen wie Rechnungen und Kassenbelege müssen nach §132 BAO sieben Jahre aufbewahrt werden, Daten der Registrierkasse (DEP) sogar 22 Jahre. Deshalb löscht das System nie hart, sondern archiviert nur (siehe Vault) — ein automatisches echtes Löschen nach Fristablauf ist noch nicht eingerichtet.

fiskaly

Ein Cloud-Dienst, der Kassenbelege gesetzeskonform signieren und ans Finanzamt melden könnte. Läuft aktuell im Schattenbetrieb: Jeder Bar-Kassenbeleg geht zusätzlich zur bisherigen Erfassung an fiskaly, aber die offizielle Kasse CompOS bleibt weiterhin maßgeblich — die eigentliche RKSV-Signatur ist bewusst noch nicht scharf geschaltet und läuft gegen fiskalys Testumgebung.

CompOS

Das externe, zertifizierte Registrierkassen-Gerät, das die gesetzliche RKSV-Pflicht tatsächlich erfüllt — nicht das CRM selbst. Kassenbuch-Daten werden über einen eigenen Export an CompOS übertragen. Der komplette ursprüngliche Datenbestand (Kunden, Fahrzeuge, Kassenbuch, Reifen, Termine) stammt zudem aus dem alten Werkstattprogramm COMPOS und wurde per wiederholbarem Excel-Import übernommen.

Auftragsstatus

Die feste Statusmaschine, die jeder Auftrag durchläuft: Angefragt/Gebucht → In Bearbeitung → ggf. Kostenvoranschlag beim Kunden zur Freigabe → Kontrolle durch das Büro → ggf. Probefahrt → Fertig geprüft → Abgerechnet. Dazwischen kann ein Auftrag storniert, als unvollständig markiert oder überzogen werden. Nicht jeder Wechsel ist erlaubt — eine feste Übergangstabelle im Code verhindert unmögliche Sprünge (z. B. direkt von „Angefragt" auf „Abgerechnet").

Kontroll-Gate

Der technische Name für die Kontrolle: Ein Auftrag muss den Status „Kontrolle" durchlaufen, bevor er als „fertig" und abrechenbar gilt.

Admin-Login

Die Anmeldung des Büros im Verwaltungsbereich: Benutzername und Passwort (oder ein echtes Benutzerkonto), danach ein Sitzungs-Cookie im Browser, das nach acht Stunden abläuft. Schützt praktisch jede Verwaltungsseite.

Mechaniker-PIN

Das Werkstatt-Tablet ist an ein bestimmtes Gerät gebunden; ein Mechaniker meldet sich mit seiner persönlichen PIN daran an. Zu viele falsche Versuche werden automatisch gebremst.

Rollen & Rechte

Jeder Admin-Benutzer hat eine von fünf Rollen (Inhaber, Admin, Büro, Mechaniker, Betrachter) mit fest benannten Rechten wie „sehen", „Aufträge bearbeiten" oder „Berichte einsehen". Der Vault ist dabei ausdrücklich KEINE Rechtestufe, sondern eine eigene Sichtbarkeitsgrenze quer über alle Rollen; die Finanz-PIN ist eine zusätzliche, aktuell ausgeschaltete Hürde nur für Geldbereiche.

IP-Sperre

Das Büro kann einzelne IP-Adressen sperren, die zum Beispiel durch Missbrauch aufgefallen sind.

Herkunfts-Prüfung

Auch CSRF-Schutz genannt: Verhindert, dass eine fremde Webseite im Hintergrund Änderungen im Admin-Bereich auslöst, indem bei schreibenden Anfragen geprüft wird, ob sie wirklich von der eigenen Seite kommen.

Rate-Limit

Eine Missbrauchsbremse: Bremst automatisch, wenn jemand einen öffentlichen Zugang (Kontaktformular, Kundenlink, Mechaniker-PIN) zu oft in kurzer Zeit aufruft, und verhindert so automatisiertes Durchprobieren und Spam.

CSP

Die Content-Security-Policy: Der Browser jedes Besuchers wird angewiesen, nur vertrauenswürdige Skripte auszuführen. Verstöße meldet der Browser automatisch an eine eigene Adresse im System zurück.

Upload-Schutz

Prüft beim Hochladen von Fotos oder Belegen die Dateipfade so, dass niemand über einen manipulierten Dateinamen außerhalb des vorgesehenen Ordners schreiben oder lesen kann.

Dublettenerkennung

Damit nicht zwei Karteien für denselben Kunden oder dasselbe Fahrzeug entstehen, schlägt das System bei Ähnlichkeit einen Zusammenschluss vor — niemals allein anhand des Kennzeichens (siehe Kennzeichen-Mitnahme), sondern anhand der Kombination aus Fahrgestellnummer, Kennzeichen, Kunde und Marke.

Vault-Sweep

Der Cron-Job, der alte, erledigte Aufträge automatisch ins Archiv (den Vault) verschiebt. Empfohlener Ablauf: erst ein Testlauf, dann der echte Lauf mit einem eigenen Bestätigungsparameter.

Cockpit

Die Einstiegsseite im Büro-Bereich: eine Übersicht, was heute ansteht und wo Handlungsbedarf besteht.

Warenkorb-Import

Statt Ersatzteil-Positionen von Hand einzutippen, kann das Büro eine Datei (RepDoc-Warenkorb-XML, CSV/Excel-Tabelle oder ein PDF/Word-Dokument) auf den Angebots-Reiter ziehen; das System erkennt die Positionen automatisch — je nach Format exakt oder per KI-Vorschlag, den das Büro immer noch bestätigen muss.

Retoure

Die Rückgabe von bestellten, aber nicht benötigten Ersatzteilen an den Lieferanten.

Inventur

Die regelmäßige Bestandszählung des Lagers gegen den im System erfassten Sollbestand.

SilverDAT

Die Fahrzeugdaten- und Kalkulationsdatenbank der DAT-Group. Die technische Anbindung ist gebaut und gegen die kostenlose Testumgebung erfolgreich geprüft; für den echten Betrieb fehlt noch eine Partnerschaftsvereinbarung mit der DAT (Partnernummer und Signatur), ohne die keine echten, kostenpflichtigen Abrufe möglich sind.

REPDOC

Ein Branchendienst für Ersatzteilsuche, Preise und Kostenvoranschläge. Angebunden nicht direkt, sondern über einen lokalen Zwischen-Server; zusätzlich lassen sich REPDOC-Belege als CSV oder XML importieren.

Secret-Store

Der verschlüsselte Ablageort für API-Schlüssel, die im Admin-Bereich eingetragen werden (z. B. für SMS-Versand oder Webhooks) — bewusst getrennt von der normalen Einstellungen-Tabelle, die jeder Admin im Klartext lesen könnte. Wird das Basis-Passwort des Systems geändert, werden alle bisher gespeicherten Schlüssel unlesbar und müssen neu eingegeben werden.

Export-Center

Die Sammelstelle, um Buchhaltungsdaten in Formaten für die Steuerberatung (BMD) oder die Registrierkasse (CompOS/DEP) zu exportieren.

Anfrage

Eine unverbindliche Kontaktaufnahme über das Website-Formular, aus der im Büro noch kein fester Termin, sondern erst ein Lead entsteht, den das Büro in einen Termin oder Auftrag überführt.

Terminbuchung

Der Weg, über den ein Kunde online auf der Website direkt einen Werkstatttermin bucht, im Unterschied zur unverbindlichen Anfrage.

Kostenvoranschlag

Umgangssprachlich auch KVA, im System „Angebot" genannt: Ein Preisvorschlag für den Kunden, den das Büro erstellt, der über einen Kundenlink freigegeben wird und bei Zusage in einen Auftrag oder eine Rechnung überführt wird.

Werkstattbericht

Der Bericht, den der Kunde bei Abholung bekommt: was gemacht wurde, welche Prüfpunkte durchlaufen wurden und welche Fotos dazu vorliegen — als PDF per Mail sowie als Login-freie Kurzfassung über einen Kundenlink.

Fahrzeugannahme

Der Moment, in dem das Büro ein Fahrzeug für einen Werkstatttermin aufnimmt: Zulassungsschein fotografieren, Kennzeichen und Fahrzeugdaten per KI vorschlagen lassen, Kunde und Fahrzeug bestätigen oder neu anlegen.

Defect Annotation

Der technische Name für einen fotografierten Mangelbefund: Der Mechaniker fotografiert einen gefundenen Mangel und ordnet ihn dem Auftrag zu; das Büro kann daraus direkt ein Angebot erstellen, Ersatzteile suchen oder eine Nachricht an den Mechaniker schicken.