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Daten, Datenschutz & Sicherheit

Wo welche Daten liegen (Kunden, Aufträge, Belege, Zahlungen, Teile, Personal, Kommunikation, KI), wer sie sieht (Vault, PINs, Rollen), was das Gesetz verlangt (DSGVO, RKSV, §11 UStG, Aufbewahrung) und welche Schutzmechanismen laufen.

Nach Art: Vorschrift 9 · Sicherheit 12 · Datenbereich 10 · Funktion 1 · API-Gruppe 1

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Nie eingerichtetCookie-/Consent-Banner (Website)TeilweiseDSGVO / DatenschutzBewusst ausFinanz-PIN (Zugriffsschranke Geldbereiche)Bewusst ausRegistrierkasse (RKSV)TeilweiseWer sieht was (Rollen & Sichtbarkeit)TeilweiseRechnungsmerkmale (§11 UStG)LiveImpressum, AGB, DatenschutzLiveAdmin-Login & SitzungenTeilweiseMechaniker-PIN & Geräte-Bindung

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Leseordnung

• LiveImpressum, AGB, DatenschutzFunktionDie drei gesetzlich vorgeschriebenen Textseiten der Website — Betreiberangaben, Geschäftsbedingungen und Datenschutzerklärung. Sie sind über den Fußbereich jeder Seite erreichbar und stehen als fester Text im System, nicht in einer Redaktionsoberfläche.
• LiveAufträge, Angebote & AnfragenDatenbereichDas Herzstück: jeder Werkstattauftrag mit seinen Arbeitsschritten (Leistungen), verbrauchten Materialien, Notizen, Fotos, Vorprotokoll bei Annahme, Reklamationen und offenen Mängeln. Dazu Anfragen und Kostenvoranschläge, bevor daraus ein Auftrag wird.
• LiveDokumente, Prüfungen & FotosDatenbereichAlle Belege und Nachweise rund um einen Auftrag: Prüfchecklisten mit Fotos (z.B. Bremsen, Reifen), eingescannte Kundendokumente, unterschriebene Einverständnis-Formulare und der elektronische Posteingang mit eingehenden Scans/Rechnungen.
• LiveDublettenerkennung (Kunden & Fahrzeuge)DatenbereichDamit nicht zwei Karteien für denselben Kunden oder dasselbe Auto entstehen, schlägt das System bei Ähnlichkeit einen Zusammenschluss vor — aber niemals allein anhand des Kennzeichens, weil dasselbe Kennzeichen im Lauf der Zeit an ~945 verschiedenen Fahrzeugen hing (Mitnahme-Kennzeichen). Es zählt die Kombination aus Fahrgestellnummer, Kennzeichen, Kunde und Marke.
• LiveKI-Gespraechsverlauf (Bot Meister)DatenbereichSpeichert die Chatverläufe der KI-Assistenzfunktion im Admin-Bereich (Bot Meister) — wer wann was gefragt hat und was die KI geantwortet hat.
• TeilweiseKunden- & AuftragskommunikationDatenbereichAlle Nachrichten an und von Kunden zu einem Auftrag (z.B. WhatsApp, Portal-Chat), interne Chat-Vermerke am Auftrag, Push-Benachrichtigungen und automatische Erinnerungen (z.B. Service fällig, Wiedervorlage).
• LiveKunden & FahrzeugeDatenbereichHier stehen alle Kunden und ihre Fahrzeuge: Kontaktdaten, welches Auto zu wem gehört, Kilometerstand-Historie, gebuchte Pakete (z.B. Bozo Plus) und die Zustimmungs-/Löschanfragen nach DSGVO.
• LivePersonal, Schichten & ZeiterfassungDatenbereichWer im Team wer ist, wer eingeloggt ist, Arbeitszeiten (Stempeluhr), Schichtpläne, Abwesenheiten/Urlaub und interne Team-Nachrichten.
• LiveBetriebsmessung, Protokoll & SicherheitswarnungenDatenbereichTechnisches Hintergrundprotokoll: wie lange Mitarbeitende an welcher Funktion arbeiten (für den Business-Case), erkannte Fehler/Inkonsistenzen, allgemeine Aktivitäts-Logs, geblockte verdächtige IP-Adressen und die Warteschlange für externe Systemaufrufe.
• LiveTeile, Bestellungen & LagerDatenbereichDer Teile-Einkauf: Ersatzteil-Katalog, Bestellungen bei Lieferanten, Lieferscheine, Lagerbewegungen, Retouren und die Reifeneinlagerung für Kunden.
• LiveRechnungen & ZahlungenDatenbereichAlles rund ums Geld: Rechnungen mit ihren Positionen, Zahlungseingänge, Mahnstufen bei überfälligen Rechnungen, Kassenbuch für Barzahlungen und die Buchhaltungs-Exportdatei für den Steuerberater.
• TeilweiseAufbewahrungsfristen (§132 BAO)VorschriftRechnungen, Kassenbelege und alle steuerrelevanten Geschäftsfälle müssen sieben Jahre aufbewahrt werden, Registrierkassen-Daten sogar 22 Jahre. Das System löscht deshalb nie hart, sondern anonymisiert oder archiviert nur. Ein automatisches echtes Löschen nach Ablauf der Frist gibt es bisher nicht.
• Nie eingerichtetCookie-/Consent-Banner (Website)VorschriftFür Cookies, die nicht technisch notwendig sind, müsste die Website vorher um Erlaubnis fragen. Einen solchen Abfrage-Balken gibt es im System nicht. Die Datenschutzerklärung sagt zugleich zu, dass Marketing- und Tracking-Cookies nur mit ausdrücklicher Einwilligung gesetzt werden.
• TeilweiseDSGVO / DatenschutzVorschriftKunden dürfen ihre Daten einsehen, berichtigen und — soweit gesetzlich möglich — löschen lassen. Das Büro kann pro Kunde eine vollständige Datenkopie erzeugen und die persönlichen Angaben überschreiben lassen. Aufträge und Rechnungen bleiben dabei stehen, weil sie sieben Jahre aufbewahrt werden müssen.
• LiveHausregel: Kennzeichen ist kein SchlüsselVorschriftRegel im System: Ein Kennzeichen darf nie allein benutzt werden, um ein Fahrzeug zu identifizieren, weil ein Kennzeichen in Österreich beim Halter bleibt und auf das nächste Auto mitwandert. Im Bestand stecken rund 945 solcher Mitnahme-Paare. Jede Zuordnung muss deshalb vom Büro bestätigt werden.
• TeilweiseKI-Datenflüsse (welche Daten gehen an welchen Anbieter)VorschriftDer KI-Assistent im Büro arbeitet nicht im Haus, sondern schickt seine Anfragen an einen externen Anbieter — je nach eingerichtetem Zugang an Anthropic, OpenAI oder einen Vermittler. Bevor Text zur Verschlagwortung an den Anbieter geht, werden E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Bankverbindungen und Kennzeichen maskiert. Ist kein Zugang eingerichtet, verlässt gar nichts das Haus.
• Bewusst ausRegistrierkasse (RKSV)VorschriftAb 7.500 Euro Bareinnahmen im Jahr verlangt das Gesetz eine signierte, fälschungssichere Registrierkasse. Diese Pflicht erfüllt bewusst nicht das CRM, sondern das separate zertifizierte Kassengerät CompOS. Das CRM druckt auf seinen eigenen Belegen deshalb ausdrücklich „kein Steuerbeleg".
• TeilweiseWer sieht was (Rollen & Sichtbarkeit)VorschriftJedes Büro-Konto hat eine von fünf Rollen — Inhaber, Admin, Büro, Mechaniker, Betrachter — mit gestaffelten Rechten. Der Inhaber kann einzelnen Personen zusätzlich Rechte zuteilen oder wegnehmen. Das Archiv ist dabei keine Rechtestufe, sondern eine eigene Sichtbarkeitsgrenze quer über alle Rollen.
• TeilweiseRechnungsmerkmale (§11 UStG)VorschriftEine Rechnung muss gesetzlich elf Pflichtangaben tragen, unter anderem eine fortlaufende Nummer, die Steuernummer und das Leistungsdatum. Das System druckt rund neun von zehn dieser Angaben von selbst richtig. Für Rechnungssoftware braucht es keine Zertifizierung — anders als für die Registrierkasse.
• TeilweiseVault-Sichtbarkeitsregel (Hausregel 2)VorschriftEin archivierter Auftrag wird für alle unsichtbar — für jede Mitarbeiterrolle und auch für den KI-Assistenten. Nur der Inhaber kann ihn mit dem Master-PIN wieder aufschließen. Gelöscht wird dabei nichts; es ist eine Sichtsperre, keine Berechtigungsstufe.
• Bewusst ausFinanz-PIN (Zugriffsschranke Geldbereiche)SicherheitVor den Geldbereichen — Umsätze, Kassenbuch, Rechnungen, Mahnwesen und Export — kann eine zusätzliche PIN-Abfrage verlangt werden, damit nicht jeder angemeldete Mitarbeiter Umsatzzahlen sieht. Inhaber und Admins sind ohnehin ausgenommen. In der laufenden Werkstatt ist die Schranke seit dem 15. August 2026 komplett ausgeschaltet.
• LiveMaster-PIN Wiederherstellung (Vault-Support-Weg)SicherheitVergisst der Inhaber seinen Master-PIN oder tippt ihn fünfmal falsch, kommt er nicht sofort wieder hinein. Stattdessen geht ein einmaliger Bestätigungslink an eine hinterlegte E-Mail-Adresse; erst der Klick darauf schaltet die Inhaber-Sitzung frei. Der Link gilt 24 Stunden.
• LiveAdmin-Login & SitzungenSicherheitSo meldet sich das Büro im Verwaltungsbereich an: Benutzername und Passwort, bei eingerichteter Zwei-Faktor-Absicherung zusätzlich ein Code aus der Authenticator-App. Danach trägt der Browser einen Sitzungsausweis: bei einem echten Benutzerkonto sieben Tage lang, beim älteren Zugang aus der Server-Einrichtung acht Stunden. Praktisch jede Verwaltungsseite hängt daran.
• LiveCron-Endpunkte (API-Gruppe, siehe Automationen)API-GruppeAutomatisierte Hintergrund-Läufe (19 Stück) müssen sich mit einem geheimen, mindestens 32 Zeichen langen Passwort ausweisen — fehlt das Passwort auf dem Server, verweigern ALLE diese Läufe automatisch die Arbeit, statt versehentlich offen zu laufen.
• LiveContent-Security-Policy (Browser-Härtung)SicherheitDer Browser jedes Besuchers bekommt vom Server eine Liste, was auf der Seite laufen und wohin sie Verbindungen aufbauen darf. Fremde oder eingeschleuste Skripte fallen damit durch. Verstöße meldet der Browser von selbst an eine eigene Stelle im System zurück, wo sie im Ereignisprotokoll landen.
• LiveHerkunfts-Prüfung (CSRF-Schutz)SicherheitBei jeder ändernden Anfrage prüft das System, von welcher Web-Adresse sie abgeschickt wurde, und lehnt alles ab, was nicht von der eigenen Seite kommt. Damit kann eine fremde Webseite im Hintergrund keine Änderungen im Büro-Panel auslösen. Reines Lesen wird nie gebremst.
• LiveIP-SperrlisteSicherheitBremse gegen das massenhafte Abfragen von Preisen über den Website-Chat und den WhatsApp-Bot. Wer innerhalb von 24 Stunden sieben Preisabfragen stellt, wird sieben Tage lang für weitere Preisabfragen gesperrt. Gezählt wird die Netzwerkadresse beim Web-Chat und die Telefonnummer beim WhatsApp-Bot; eine Sperre lässt sich wieder aufheben.
• LiveKunden-Link-Token (Angebot/Termin/Bericht)SicherheitNur wer den Link aus der Nachricht hat, sieht sein Angebot, seinen Termin oder seinen Werkstattbericht — ohne Passwort. Es gibt zwei Bauarten - Angebot und Bericht laufen über einen in der Datenbank hinterlegten Einmal-Link mit Ablaufdatum, der Termin-Link ist stattdessen signiert und braucht keinen Eintrag. Jeder Link öffnet genau eine Sache und sonst nichts.
• TeilweiseMechaniker-PIN & Geräte-BindungSicherheitEin Mechaniker meldet das Werkstatt-Tablet einmalig mit seinem persönlichen QR-Ausweis an; danach bleibt das Gerät an ihn gebunden. Jede weitere Anfrage muss zum aktiven Auftrag oder zum eigenen Bühnen-Teil passen, sonst wird sie abgewiesen. Zu viele Anfragen in kurzer Zeit bremst das System automatisch.
• LiveRate-Limiting (Missbrauchsbremse)SicherheitRuft jemand einen offenen Zugang zu oft in kurzer Zeit auf — Kontaktformular, Kundenlink, Tablet-Anmeldung —, bremst das System ihn automatisch und antwortet für eine Weile mit einer Warteaufforderung. Das macht automatisiertes Durchprobieren und Spam unpraktikabel.
• LiveRollen & Rechte (Berechtigungskatalog)SicherheitJedes Büro-Konto hat eine von fünf Rollen — Inhaber, Admin, Büro, Mechaniker, Nur-Lesen — und daraus abgeleitet einen Satz von acht Rechten, etwa „Aufträge & Kunden", „Finanzen" oder „Benutzerverwaltung". Pro Konto lassen sich einzelne Häkchen abweichend setzen. Der Inhaber hat immer alle Rechte und kann sich selbst nicht aussperren.
• LiveVerschlüsselter Secret-StoreSicherheitZugangsschlüssel, die im Büro-Panel eingetragen werden — heute für den SMS-Versand und für die Kalkulations-Schnittstelle —, liegen verschlüsselt in einer eigenen Ablage und bewusst nicht in der normalen Einstellungstabelle, die jedes angemeldete Verwaltungskonto im Klartext lesen könnte. Zurück gibt die Oberfläche nur, ob ein Schlüssel hinterlegt ist. Wichtig: Wird das Grundgeheimnis des Systems gewechselt, sind alle hinterlegten Schlüssel unlesbar und müssen neu eingegeben werden.
• TeilweiseDatei-Upload-AbsicherungSicherheitJede hochgeladene Datei wird an ihrem tatsächlichen Inhalt erkannt, nicht an dem, was der Browser behauptet. Erlaubt sind nur gängige Fotoformate und PDF, standardmäßig bis 12 MB je Datei. Der vom Browser gelieferte Dateiname wird verworfen und durch einen eigenen ersetzt, und jeder Speicherpfad wird gegen Ausbrüche aus dem vorgesehenen Ordner geprüft.