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Scan-Postfach-Poller (Cron)
AutomationLive✓ Geprüft am Sat Sep 05 2026 02:00:00 GMT+0200 (Mitteleuropäische Sommerzeit)Prüft alle 3 Minuten das Scan-Postfach (scan@) auf neue Zulassungsscheine, Lieferscheine und Rechnungen und stößt die KI-Auswertung an.
Bild folgt
Alle drei Minuten prüft der Poller das Scan-Postfach auf neue, ungelesene Mails mit Anhang. Jeder Anhang wird zuerst klassifiziert: Ist es ein Zulassungsschein, läuft der bewährte Auslese- und Zuordnungsweg; ist es Rechnung, Lieferschein, Retoure oder etwas Unbekanntes, landet er im Scan-Eingang zur Bestätigung durch das Büro. Scheitert die Klassifizierung, fällt der Poller sicherheitshalber auf den Zulassungsschein-Weg zurück, statt die Mail zu verwerfen. Verarbeitete Mails wandern in einen eigenen Ordner, Mails ohne Treffer bleiben zur manuellen Sichtung im Postfach liegen, und bei einer Störung (Postfach oder Dienste nicht erreichbar) bleiben sie ungelesen für den nächsten Lauf. Pro Durchlauf verschickt der Poller höchstens eine gebündelte Meldung ans Büro — auch wenn mehrere Belege gleichzeitig ankommen — und zusätzlich eine Warnung, wenn Mails ohne brauchbaren Anhang liegen bleiben. Bleibt der Poller aus, sammeln sich Mails unbearbeitet im Postfach, bis jemand sie von Hand durchsieht.
- Neue Mail taucht nach mehreren Minuten nicht in Scan-Postfach (Annahme-Eingang) auf → der Postfach-Zugang über Microsoft Graph (Mail + Kalender) ist gestört; die Mail bleibt ungelesen und wird beim nächsten Lauf erneut versucht.
- Immer wieder dieselbe Meldung „Mail ohne verwertbaren Anhang" → häufigste Ursache ist eine weitergeleitete statt umgeleitete Mail, bei der das Original nur als Anlage hängt, oder ein Anhangsformat wie ZIP/DOCX.
- Ein Beleg wird zweimal angelegt → sehr selten, der Poller merkt sich verarbeitete Anhänge je Mail und überspringt sie beim nächsten Lauf.
Speist
Geregelt durch
- app/api/cron/scan-mailbox/route.ts
- docs/hetzner-migration-runbook.md
- MEM:scan-postfach-live-und-mail-protokoll-2026-08-29.md
| zeitplan | alle 3 Minuten, docs/hetzner-migration-runbook.md:463 belegt |
|---|---|
| ausloeser | cron (externer Zeitplan, kein Webhook) |
| benachrichtigt | Büro — eine Sammelmeldung pro Lauf für neue Scan-Eingänge, plus Warnung bei Mails ohne verwertbaren Anhang |
| vault_filter | nein — legt neue Belege an, hat keinen Job-Bezug |
| beruehrt | eingehende Scan-Mails -> Beleg-Entwuerfe |
| liest Mails, versendet selbst keine |
Beleg: docs/hetzner-migration-runbook.md:460-464 — '*/3 * * * * curl ... /api/cron/scan-mailbox' + MEM:scan-postfach-live-und-mail-protokoll-2026-08-29.md
Tiefer fragen
Kontext aus dem KFZ-Bozo-Handbuch
Knoten: auto-scan-mailbox (Automation · Schnittstellen, API & Automationen · live · geprüft Sat Sep 05 2026 02:00:00 GMT+0200 (Mitteleuropäische Sommerzeit) @ 9d50bd68)
Kurz: Prüft alle 3 Minuten das Scan-Postfach (scan@) auf neue Zulassungsscheine, Lieferscheine und Rechnungen und stößt die KI-Auswertung an.
Lies zuerst (Lesebereich, nicht der ganze Baum):
app/api/cron/scan-mailbox/route.ts
docs/hetzner-migration-runbook.md
MEM:scan-postfach-live-und-mail-protokoll-2026-08-29.md (Gedächtnisdatei außerhalb des Repos)
Hängt zusammen mit:
feat-scan-eingang (app/admin/scan-eingang/page.tsx) · int-ms-graph (.env.example) · api-zulassungsschein-scan (app/api/zulassungsschein-scan) · sec-cron-auth (app/api/cron)
Offene Fragen der Seite:
keine
Hausregel 2: Vault-Daten sind für diese Session unsichtbar; Quellpfade auf Vault-Code sind keine Freigabe.
Frage: {{DEINE FRAGE}}
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Wenn die Quellen die Frage nicht beantworten, sag das und nenne, was du zusätzlich lesen müsstest.
Weicht die Seite vom Code ab, schlage den Seiten-Patch vor (wiki/seiten/schnittstellen-automation/auto-scan-mailbox.md).