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KI & Kommunikation

Bot Meister mit Gedächtnis und Anbietern, Chat-Dock und Website-Chat, Kundenbenachrichtigungen per WhatsApp/SMS/Mail/Push, Massenversand, Anrufprotokoll und die Telefonie-Idee.

Nach Art: App 2 · Automation 3 · Funktion 7 · Integration 5

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LiveChat-DockLiveAnrufprotokoll (CRM-Telefonie-Notiz)TeilweiseKundenbenachrichtigungen (WhatsApp/SMS/Mail)LiveÖffentliches Chat-WidgetLiveKI-Gedächtnis (Bot Meister Wissen)LiveE-Mail-Versand & Vorlagen (Outbox)TeilweiseMassenversand

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Leseordnung

• LiveKI-Assistent (Bot Meister)AppEin Chat-Assistent im Büro-Panel, der Fragen zu Aufträgen beantwortet und einfache Aktionen ausführen kann (z.B. Termin verschieben); er sieht nie archivierte/gelöschte Aufträge.
• LiveChat-DockAppEine schwebende Chat-Blase unten rechts, die auf Büro-Panel UND Mechaniker-Tablet gleich aussieht: darin liegen Direktgespräche, Live-Betrieb ('wer steht wo') und der KI-Chat gebündelt in einem Knopf statt vieler einzelner Blasen.
• LiveÖffentliches Chat-WidgetFunktionEin Chat-Knopf auf den öffentlichen Seiten, über den Website-Besucher direkt einen Termin buchen oder Fragen stellen können — bewusst erst nachgeladen, damit die Seite schnell lädt.
• LiveKI-Gedächtnis (Bot Meister Wissen)FunktionMerkfähigkeit des KI-Assistenten: Fakten, die er über einen Kunden oder Auftrag gelernt hat, landen als Karten zur Prüfung durch das Büro, bevor sie dauerhaft gespeichert werden.
• LiveE-Mail-Versand & Vorlagen (Outbox)FunktionWenn eine E-Mail an einen Kunden geschickt werden soll (Angebot, Rechnung, Werkstattbericht), läuft sie über eine Vorlage, landet in einer Warteschlange (Outbox), wird von einem Hintergrund-Worker abgearbeitet und über Microsoft-Outlook-Zugang tatsächlich verschickt. Diese Kette erklärt, warum eine Mail beim Kunden ankommt — oder eben nicht.
• TeilweiseMassenversandFunktionEine E-Mail an viele Kunden gleichzeitig — nach Anlass gefiltert (Pickerl, Service, Geburtstag, alle aktiven Kunden) und nur an Empfänger mit gültiger Einwilligung. Der Inhaber schreibt einen Text, das System stellt die Empfängerliste zusammen. Die Sendefunktion ist bis zur ausdrücklichen Freigabe gesperrt.
• LiveAnrufprotokoll (CRM-Telefonie-Notiz)FunktionRuft das Büro einen Kunden an, klickt es im CRM auf 'Anrufen' (öffnet WhatsApp bzw. wählt) und kann danach vermerken: erreicht / nicht erreicht / Rückruf, mit Notiz. Vorher gab es dafür gar keine Spur im System.
• KonzeptTelefonie-Integration (Konzept)FunktionZiel wäre, Anrufe direkt aus dem CRM heraus zu führen und automatisch dem richtigen Kunden zuzuordnen. Bisher ist Telefon der einzige Kommunikationskanal ganz ohne technische Spur im System — nur einfache 'anrufen'-Links.
• TeilweiseKundenbenachrichtigungen (WhatsApp/SMS/Mail)FunktionDer Kunde wird per Mail, WhatsApp oder SMS über Terminerinnerungen, Fertigmeldungen oder Angebote informiert. Mail funktioniert vollständig; WhatsApp läuft aktiv über einen Chatbot; SMS ist technisch fertig, aber der Versanddienst am Diensthandy wurde nie eingerichtet.
• LiveKI-Anbieter (Bot Meister)IntegrationDer Bot-Meister-Chat im Büro (/admin/assistant) und mehrere Werkzeuge (Dokumente lesen, Rechnungen prüfen, Auswertungen) laufen über einen externen KI-Anbieter. Eingesetzt wird Anthropic Claude, ersatzweise OpenAI oder OpenRouter — je nachdem, welcher Schlüssel gesetzt ist. Ohne Schlüssel zeigt der Assistent nur einen Hinweis, der Rest der Seite läuft normal weiter.
• LiveVision-OCR (Zulassungsschein, Belege)IntegrationFotos von Zulassungsscheinen, Lieferscheinen, Protokollen und Retouren werden von einer Bild-KI ausgelesen statt von Hand abgetippt. Es gibt zwei Wege: entweder über den n8n-Automatisierungsserver (Zulassungsschein) oder direkt über OpenAI Vision im Code (Alternativweg + alle anderen Belegarten). Ohne Verbindung wird die Erfassung einfach übersprungen und bleibt manuell.
• Nie eingerichtetSMS-GatewayIntegrationSMS an Kunden sollen über ein Android-Handy mit eigener SIM-Karte laufen (statt teurer SMS-Dienste). Die komplette Technik dafür ist fertig gebaut und getestet — aber in der echten Werkstatt wurde das Handy nie eingerichtet, es ist bis heute nie eine einzige SMS verschickt worden.
• UnklarWeb-Push-BenachrichtigungenIntegrationMitarbeiter können Browser-Benachrichtigungen erhalten (z.B. bei neuen Aufträgen), ohne dass eine App installiert werden muss. Das läuft über einen selbstgehosteten Push-Dienst — es ist kein Fremdanbieter beteiligt, aber ohne die zwei technischen Schlüssel passiert einfach nichts.
• TeilweiseWhatsAppIntegrationWhatsApp wird auf drei Arten genutzt: ein Klick-Button auf der Website öffnet WhatsApp beim Kunden; ein WhatsApp-Bot (über den Automatisierungsserver n8n) beantwortet Preisanfragen und Terminbuchungen automatisch und ruft dafür eigene Schnittstellen im CRM auf; und ein direkter Versandweg aus dem Büro heraus (Angebote, Rechnungen, Mahnungen) ist zwar programmiert, aber nie mit einem echten WhatsApp-Business-Zugang verbunden worden.
• LiveKI-Gedächtnis-Verdichtung (Cron)AutomationVerdichtet nachts, was tagsüber im Betrieb passiert ist, zu kompakten 'Gedächtniskarten' für den KI-Assistenten und räumt alte Karten auf.
• LiveMorgen-Briefing (Cron)AutomationVerschickt jeden Morgen eine Zusammenfassung des Tagesgeschäfts (Termine, offene Punkte) an Büro/Chef — die Gegenstelle zur nächtlichen KI-Verdichtung.
• TeilweiseBenachrichtigungen: Push, Aktivitäts-Log & Live-AnsichtAutomationZusätzlich zu den zeitgesteuerten Crons gibt es laufende Hintergrundmechanik: eine In-App-Glocke mit Push-Ergänzung, Wiedervorlagen/Aktivitäten an Aufträgen, Kunden und Fahrzeugen, und eine Live-Ansicht, die sich automatisch aktualisiert.