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Schnittstellen, API & Automationen

Externe Systeme (Microsoft Graph, Signotec, fiskaly, VIES, BMD, eVRC, n8n, Google), die API-Gruppen für Entwickler und die 17 nächtlichen und stündlichen Cron-Jobs.

Nach Art: API-Gruppe 18 · Automation 17 · Integration 9

Bilder folgen.

Leseordnung

• TeilweiseBMD-BuchhaltungsexportIntegrationFür den Steuerberater kann ein Buchungsstapel im BMD-Format (österreichische Standard-Buchhaltungssoftware) exportiert werden — eine Datei zum Einlesen, keine Live-Verbindung. Das genaue Kontenschema ist ein Entwurf und muss noch vom Steuerberater bestätigt werden.
• TeilweiseeVRC-Kartenleser (Zulassungsschein-Chip)IntegrationEin lokaler USB-Kartenleser am Werkstatt-PC kann den Chip im Zulassungsschein direkt auslesen (Kennzeichen, Fahrgestellnummer) — als zweiter, schnellerer Weg neben dem Foto-Scan. Der Leser läuft als eigenes kleines Programm auf dem Büro-PC, nicht auf dem Server.
• Livefiskaly SIGN AT (Registrierkasse, Schattenbetrieb)Integrationfiskaly ist ein Cloud-Dienst, der Kassenbelege gesetzeskonform signieren und ans Finanzamt melden könnte (Registrierkassenpflicht RKSV). Aktuell läuft er im 'Schattenbetrieb': jeder Bar-Kassenbeleg geht zusätzlich zur bisherigen internen Erfassung an fiskaly, aber die offizielle Kasse (CompOS) bleibt weiterhin die maßgebliche — die RKSV-Signatur selbst ist bewusst noch nicht scharf geschaltet.
• LiveGoogle FontsIntegrationWebsite und Admin-Oberfläche beziehen ihre Schriftarten über next/font/google, das die Schriftdateien üblicherweise beim Bauen selbst herunterlädt und vom eigenen Server ausliefert. Die gedruckten Kundenberichte betten dieselben Schriften fest ein und laden zur Laufzeit nichts von Google.
• UnklarGoogle Bewertungen (Places API)IntegrationDie Bewertungen-Sektion der Website kann echte, aktuelle Google-Bewertungen anzeigen. Solange kein Google-Zugang eingerichtet ist, zeigt sie stattdessen von Hand gepflegte Platzhalter-Bewertungen.
• LiveMicrosoft Graph (Mail + Kalender)IntegrationÜber Microsoft Graph (dieselbe Azure-App wie der bestehende n8n-Buchungsworkflow) laufen die Online-Terminbuchung, die Verfügbarkeitsprüfung, Bestätigungs- und Büromails sowie — falls aktiviert — das Scan-Postfach. Fehlen die drei Zugangsdaten, zeigt die Website die Werkstatt-Telefonnummer statt Online-Buchung.
• Unklarn8n-AutomatisierungIntegrationn8n ist ein separater Automatisierungsserver, der Hintergrundaufgaben erledigt: den KI-Chat-Assistenten (ältere Variante), das Auslesen von Zulassungsscheinen, WhatsApp-Erinnerungen an Kunden und die Preisverfolgung im WhatsApp-Bot. Er läuft entweder auf dem Windows-Rechner des Entwicklers (per Tunnel) oder direkt auf dem Server.
• LiveSignotec-UnterschriftenpadIntegrationAm Büro-PC wird seit Ende August nur noch über ein physisches Unterschriften-Pad (Signotec) unterschrieben, nicht mehr mit der Maus. Ein kleiner Dienst am Pad-Rechner verbindet CRM und Pad; auf Tablets bleibt das Zeichnen mit dem Finger möglich, im Kundenportal (Angebot per Link) ebenfalls.
• LiveVIES-UID-PrüfungIntegrationBeim Anlegen eines Firmenkunden mit EU-Umsatzsteuer-ID kann das System live beim EU-Dienst VIES nachfragen, ob die UID gültig ist und welcher Firmenname dort hinterlegt ist. Rein informativ — jeder Fehler wird ignoriert, der Kunde wird trotzdem gespeichert.
• LiveRechnungs-Erinnerung (Cron)AutomationErinnert das Büro werktags per Mail an Aufträge, die seit über 24 Stunden fertig, aber noch nicht abgerechnet sind — nicht der Kunde selbst.
• TeilweiseDSGVO-Aufbewahrungsfristen (Cron)AutomationPrüft täglich nachts, welche Kunden- und Fahrzeugdaten die gesetzliche Aufbewahrungsfrist überschritten haben — läuft in Produktion bewusst nur als Probelauf, ohne von selbst zu löschen oder zu anonymisieren.
• LiveMahnvorschläge (Cron)AutomationSchlägt dem Büro automatisch vor, welche überfälligen Rechnungen als nächstes gemahnt werden sollten — verschickt selbst noch keine Mail.
• LiveTagesabschluss-Erinnerung (Cron)AutomationErinnert das Büro am Ende des Arbeitstages per Mail an heutige Aufträge, die noch nicht abgerechnet sind, und meldet zusätzlich, wenn Scan-Postfach oder Mail-Warteschlange stillstehen.
• TeilweiseKonsistenz-Prüfung (Cron)AutomationPrüft die Datenbank automatisch auf Widersprüche (z.B. Aufträge in unmöglichen Zuständen) und meldet sie.
• LiveLieferschein-Erinnerung (Cron)AutomationErinnert das Büro als In-App-Hinweis an Lieferscheine, die seit fünf Tagen vorliegen und noch geprüft/bezahlt werden müssen — verschickt keine Mail an den Lieferanten.
• LiveÜberzogen-Erkennung (Cron)AutomationErkennt automatisch, wenn ein gebuchter Werkstatttermin ohne Statuswechsel überzogen wurde, und markiert den Auftrag als 'überzogen' — alle 5 Minuten.
• TeilweiseErinnerungs-Dispatch (Cron)AutomationZentraler Erinnerungs-Versender: sammelt fällige Erinnerungen aus verschiedenen Quellen und schickt sie als In-App-Hinweis, E-Mail oder WhatsApp-Link raus.
• LiveNachbestell-Erinnerung (Cron)AutomationErinnert das Büro als In-App-Hinweis daran, Artikel unter ihrem Mindestbestand nachzubestellen — schlägt nur vor, bestellt nichts von selbst.
• TeilweiseRepDoc-Abgleich (Cron)AutomationHolt für Aufträge mit REPDOC-Beleg laufend den aktuellen Stand aus dem Teiledienst und schreibt Positionen und Preise in die Angebotserstellung zurück.
• LiveScan-Postfach-Poller (Cron)AutomationPrüft alle 3 Minuten das Scan-Postfach (scan@) auf neue Zulassungsscheine, Lieferscheine und Rechnungen und stößt die KI-Auswertung an.
• LiveTageswechsel (Cron)AutomationSetzt kurz nach Mitternacht alle für heute gebuchten Aufträge automatisch auf „offen" und räumt abgelaufene, unbeantwortete Kostenvoranschläge auf.
• LiveUmsatzziel-Erinnerung (Cron)AutomationPrüft täglich Tages-, Wochen- und Monatsziel und meldet dem Büro per Glocke, wenn ein Ziel gefährdet ist oder verfehlt wurde — nie, wenn es erreicht ist.
• LiveVault-Sweep — Archivierung alter Aufträge (Cron)AutomationVerschiebt alte, erledigte Aufträge automatisch in den Vault — dort sind sie für alle KI-Tools und die meisten Ansichten unsichtbar, aber für den Inhaber per Master-PIN weiterhin einsehbar. Standard ist ein Probelauf, erst ein zweiter Aufruf mit dem Echtlauf-Zusatz vaultet tatsächlich.
• TeilweiseWhatsApp-Termin-Erinnerung (Cron)AutomationSoll Kunden eine Stunde vor dem Werkstatttermin per WhatsApp-Link erinnern. Der WhatsApp-Weg ist nie eingerichtet worden, deshalb geht die Erinnerung bislang ausschließlich per E-Mail hinaus.
• LiveZulassungsschein-Aufräumung (Cron)AutomationLöscht Zulassungsschein-Scans und ausgelesene Fahrzeugdaten zwölf Monate nach der Abrechnung, unfertige Scan-Uploads nach 24 Stunden und Kartenleser-Rohdaten nach 30 Tagen — eine reine DSGVO-Aufräumung.
• LiveMail-Outbox-Worker (Cron)AutomationVersendet zuverlässig Mails, die aus irgendeinem Grund nicht sofort rausgegangen sind — eine Warteschlange, die es immer wieder versucht statt eine Mail stillschweigend zu verlieren.
• LiveAngebote, Rechnungen & Mahnwesen (API)API-GruppeErstellt und verwaltet Kostenvoranschläge, Rechnungen, Sammelrechnungen, Mahnungen sowie die Exporte für Steuerberater (BMD) und Barquittungen.
• LiveStempeluhr & Anwesenheit (API)API-GruppeZeiterfassung: Mechaniker stempeln Kommen/Gehen, das Büro sieht Anwesenheit und Abwesenheiten je Mitarbeiter.
• LiveAnmeldung & 2FA (API)API-GruppeLogin, Logout und Zwei-Faktor-Bestätigung für Büro-Zugänge.
• LiveBühnen & Kalender (API)API-GruppeVerwaltet die Werkstatt-Bühnen (welches Fahrzeug steht wo), Kalender-Termine und Schließtage — die räumliche und zeitliche Planung.
• LiveBüro-Verwaltung & Systemeinstellungen (API)API-GruppeVerwaltet Benutzer, Systemeinstellungen, gespeicherte Filter, Aufgabenlisten, Dokumentenablage und Druckausgaben — die Werkzeugkiste rund um den Büroalltag.
• LiveWebsite-Chat (Chat-Dock, API)API-GruppeDer Chat-Knopf auf der öffentlichen Website, mit dem Besucher Fragen stellen können, bevor sie Kunde sind — läuft über eine eigene n8n-Automation.
• LiveDSGVO, Vault & 2FA-Verwaltung (API)API-GruppeVerwaltet Datenschutz-Löschanträge, den Archiv-'Vault' (versteckte alte Aufträge) und die Zwei-Faktor-Absicherung der Admin-Konten.
• LiveFinanzen, Kassenbuch & Auswertungen (API)API-GruppeKassenbuch, Finanz-Übersicht, Wochenberichte, Arbeitszeit-Auswertungen und Statistiken für Chef und Büro — geschützt durch den zusätzlichen Finanz-PIN.
• TeilweiseExterne Fachsysteme: SilverDAT & RepDoc (API)API-GruppeBindet externe Kfz-Fachsysteme an: SilverDAT (Schadenkalkulation) und RepDoc (Werkstattsoftware-Import) — technisch erschlossen, aber ohne aktive Partnerschaft/Zugangsdaten noch nicht produktiv nutzbar.
• LiveAufträge & Werkstatt-Ablauf (API)API-GruppeDas API-Rückgrat der Auftragsverwaltung: Aufträge anlegen, Status ändern, Prüfpunkte, Messungen, Reklamationen und Beanstandungen speichern. Mit Abstand die größte Gruppe der Website — allein 'admin/jobs' hat 80 eigene Routen.
• LiveKI-Assistent 'Bot Meister' (API)API-GruppeDie Schnittstelle zum Werkstatt-Chatbot: Büro und Chef können ihm Fragen stellen, er hat ein eigenes 'Gedächtnis' und einen eigenen Chat-Verlauf. Er sieht NIE archivierte (vaultete) Aufträge.
• TeilweiseWhatsApp & SMS (API)API-GruppeTerminanfragen und Preisabfragen über WhatsApp, sowie SMS-Erinnerungen — läuft technisch über einen externen n8n-Bot mit eigenem Token, nicht über das normale Admin-Login.
• LiveKunden & Fahrzeuge (API)API-GruppeVerwaltet Kundendaten, Fahrzeugakten und eingehende Anfragen des Büros — die Stammdaten, auf die fast jeder andere Bildschirm zugreift.
• LiveKundenlinks: Angebot, Termin, Bericht (API)API-GruppeDie öffentlichen, login-freien Seiten, die ein Kunde über einen Mail-Link öffnet: sein Angebot ansehen und annehmen, einen Termin buchen oder verwalten, seinen Werkstattbericht ansehen. Kein Passwort — der Link selbst ist der Schlüssel und läuft ab.
• LiveLieferscheine, Bestellwesen & Teile-Lager (API)API-GruppeVerwaltet Lieferscheine, Bestellungen bei Lieferanten, Lieferantenrechnungen, Retouren, Inventur und den Teile-Katalog — die Lagerseite der Werkstatt.
• LiveMechaniker-Tablet & Anwesenheit (API)API-GruppeDie API hinter dem Tablet in der Werkstatt: Mechaniker melden sich an, sehen ihre Aufgaben, quittieren Arbeitsschritte, laden Fotos hoch und buchen Abwesenheiten/Schichten.
• LiveÖffentliche System-Endpunkte (unauthentifiziert)API-GruppeEndpunkte ohne jeden Login: Server-Gesundheitscheck, die Kontaktformular-Anfrage von der Webseite, Fehlermeldungen des Browsers zur Sicherheitsrichtlinie (CSP) und die Sprachumschaltung. Bewusst offen, weil sie von jedem Besucher oder automatisierten Prüfsystem erreichbar sein müssen.
• LiveZulassungsschein & Scan-Postfach (API)API-GruppeNimmt gescannte Zulassungsscheine und Lieferschein/Rechnungs-E-Mails entgegen, lässt die KI Kennzeichen und Fahrzeugdaten auslesen und legt sie dem Büro zur Bestätigung vor.